事務所を引っ越ししたみたいに広くする「奥の手」オフィスハック
事務所を引っ越ししたみたいに広くする
- ビジネス文書・図面スキャニングサービス ホーム>
- 事務所を引っ越ししたみたいに広くする「奥の手」オフィスハック
「なんか事務所が狭いなぁ」
そんなふうに感じている方も多いはず。でも引っ越すとなると移転コストやさらに大きな家賃負担を抱えることになりイマイチ。
そんなときに有効な「奥の手」オフィスハックがあること、ご存じですか？
注目すべきは「なんで狭くなっているか」
改善を行うためにはこの原因を探る必用があります。
「なんか事務所が狭いなぁ」
こう感じてしまう理由が必ずあるはずです。
オフィス（事務所）の基本面積は、多くの場合「そこに勤務するスタッフ数」によって決定されます。一人で勤務する場所なら、当然規模も小さくてOK。むしろそのほうが便利かもしれません。しかし多人数になるほど面積はどんどん拡大していきます。最初にオフィスを選ぶ際にはこんなふうに考えていたはずなのです。
では、適切に検討されたオフィス面積が、なぜ狭く感じるようになってしまったのか。
原因をひとつずつ考えていくと、大体は次のような理由になるようです。つまり、これらを効率よく、そして気持よく解決できればいいわけですね。
オフィスが狭くなったと感じる理由
- 原因1.スタッフが増えた
- オフィスの面積を決定する第一要因「スタッフ数」。そりゃ人数が増えれば事務所は狭く感じられてしまいます。
机、所持品、ロッカーといった什器（家具）関も人数に応じて増加しますから、ひとり増えるだけでも相当な圧迫感になります。 - 原因2.収納什器が増えた
- 事務所には前項の「従業員由来の什器」以外にも必ず什器が必要になります。その代表格は本棚。
会社の資料を収納するための什器です。開設から数年たつと資料も多くなり、什器もどんどん増えていき、オフィスも狭く感じられるようになります。 - 原因3.保管する「ビジネス文書」が増えた
- 営業年数が増えるに沿って雪だるま式に増えていくものがあります。
それは契約書や製造仕様書、建築図面、医療カルテといった「ビジネス文書」です。これらの文書は一定期間の保管が法律で義務付けられているものがほとんど。経年するほど文書もどんどん増えてしまいます。
こうなると図面収納用の什器や広いスペースが必要になり、事務所はどんどん狭くなっていきます。
大切なのは「当たり前を変える」という発想
基本的に、スタッフ数が多くなった場合はもう仕方がありません。
たとえば「ロフトに寝転びながら仕事をする」などができない限り、絶対に改善はできません。素直に移転を検討しましょう。
今回考えていきたいのは原因の2と3についてです。
お気づきでしょうか。この2と3はどちらも什器が増えたこと……さらに言うなら「資料やビジネス文書が増えたことが原因となっているのです。
つまり、この資料や契約書、図面、カルテなどを一掃することができればオフィス内も広々と使うことができるというわけです。
しかし、契約書や図面などは保管が義務付けられている上、そこに存在し確認することができるということが価値。必要になった時にすぐ書棚に走り、内容を確認できなくなってしまったら元も子もありません。
そこで検討したいのが「ビジネス文書の電子化」という奥の手です。
契約書、図面、カルテ…あらゆる紙文書を電子画像化
「電子化」というと大げさな響きに聞こえますが、早い話がスキャニングのこと。契約書や設計図、住宅立面図、製造仕様書、指図書、カルテなど。どんな文書でもスキャニングしてしまえばサーバやハードディスク内で整理が可能。事務所内スペースの無駄も大幅に削減できるので、日々契約書や設計図面が発生する不動産業や製造業、古いカルテを多く保管している病院などでは非常に効果的な「奥の手」になります。
さらに、こうした「ビジネス文書の電子化」には次のような大きなメリットがあるのです。
「ビジネス文書の電子化」で得られる大きなメリット
- 1.省スペース化実現で賃貸コストを大幅削減
- 電子化することで契約書や図面などの保管スペースをほぼゼロにすることが可能。文書保管のために大きなオフィスを借りている建築事務所などでは大規模なコストカットも可能です。
- 2.検索性を飛躍的に拡大
- たとえば契約書の場合。ズラリと並んだ何万通もの契約書の中から必用な１冊を探し出すのは非常に大きな労力と検索コストを必用とします。ヘタをすると、一日になんどもこの作業を繰り返すというケースも少なくありません。これは無駄以外の何物でもありません。その点「電子化」し、サーバ上で共有することができれば自分のPC上から検索することが可能。時間の無駄、労力の無駄、コストの無駄を同時に削減可能です。
- 3.共有性・閲覧性の向上
- 前項と並んで大きなメリットとなるのがコレ。電子化した画像を社内サーバに置いておけば、必用なスタッフがいつでも、必用なときにお手元のデバイスから共有・閲覧することができるようになります。これは支社や営業所が多い企業にとっては非常に大きなメリット。これまで本社の誰かに探してもらい、いちいちスキャンしたりファックスで送ってもらっていた手間とコストを一掃可能。メールでの送受信も簡単になり、ストレスフリーな現場環境が実現できます。
- 4.営業先・出張先からも閲覧OK
- サーバ側の環境が整っていれば、契約書や図面を営業先や出張先から閲覧・ダウンロードすることも可能です。もちろんデバイスはPC、スマホ、タブレットなんでもOK（サーバ環境による）。スタッフの機動力とお客様のご要望に対する即時性を拡大することが可能です。
発注する際の条件を考えよう
さて、ここまできたら、あとは業者探しと発注です。この記事を読んでいる皆さんはすぐにWebで検索してみたくなるはず。でも、ちょっとまってください。皆さんはどんな条件で業者を選定しようとしていますか？
現在、日本には非常に多くのスキャニングサービス提供会社が存在します。業者を選ぶ際には、しっかりとこちらの求める条件を明確化しておかなければなりません。
たとえば契約書や図面などはなぜ皆さんと同じ空間に置かれていたのでしょう。答えは簡単。いつでもすぐに確認できるように、です。
そう考えると、皆さんのビジネス文書は社外に持ち出したりしてはならないもの、ということ。したがって皆さんのビジネス文書電子化作業は出張スキャンを利用する必用があります。さらにその作業中、皆さんの日常業務を滞らせない方法を持っている必用があります。
また、スキャンした画像が必要な情報をすべて写し取れているかどうかの確認も必用です。
さらに検索することになるのですから、その条件付けも……といったように、自分たちの電子化のフローを想像しながら必要条件を明確化していきましょう。
もし、それが難しい場合は「きちんとプランニングしてくれる会社を選ぶ」というのがいいかもしれませんね。
デバイスが現実の空間をも広げてくれるという新発想
今回のオフィスハックは「必用な文書をデータ化すれば、場所も取らないし便利になるよね」というものです。
私たちは日常的にPCを活用しています。そのPCの容量がいっぱいになったらどうするでしょう。答えは簡単。クラウドやストレージを導入し、データを移動させればいいのです。移動させたデータはネットワークを介して外出先からだってアクセスすることができます。
この発想をオフィスと紙文書に当てはめてみればいいのです。
ビジネス文書をデータ化する。クラウドやストレージに移動させる。オフィス内はスッキリ。さらに、どこからでもアクセスすることができうるようになる。
いままで当たり前だったことを、少しだけ変えてみる。そんな発想が、事務所や毎日をもっと便利にしてくれるかもしれません。契約書、図面、指図書、カルテ。もし、皆さんのオフィスがビジネス文書でいっぱいになったら、ぜひ電子化という方法を思い出してくださいね。