採用活動は企業活動にとって絶対不可避の活動です。実施すると入社志望者ごとにさまざまな文書が発生します。これらの文書は履歴書や誓約書、雇用契約書といったもの。たとえその人材が退職したあとも、継続して保存・管理すべき文書です。また、雇用が決定した後にも、社員一人ひとりの人事考課決定調書などさまざまな機密文書が発生します。人事部はこれらをすべて機密担保し、すでに退職した人材の書類も含めて厳重に保管しなければならないのです。
ジーベックがご提供する「ビジネス文書・図面スキャニングサービス」は、
こうした人事書類の保存・管理にも最適なサービスです。
人事部門やその倉庫に保存された履歴書や人事考課書類をスキャニング。
パソコンやサーバ上で効率的管理・運用できる電子画像化していきます。
電子画像はネットワークやコンピュータ環境との親和性も高く、高度なセキュリティ体制を敷くことも可能。人事部門の皆様のより効率的でより安心・安全な職務環境を実現いたします。
人事関連書類
人事書類はその「人物」ごとに整理・閲覧できるものでなければなりません。この体裁は人事書類の仕様というべきものであり、いくら画像化対象が多くなろうとも崩されてよいものではありません。スキャンを行う際には、1人あたりの書類を構成する文書の種類と枚数を把握し、瑕疵なくスキャンできるよう対応策を検討しなければなりません。ジーベックではこれまで培ってきたスキャンノウハウをもとに、皆様の部門の業務が妨げられることのないスキャン計画をご提案致します。
人事関連書類は今後も増え続けていくもの。すぐに紙文書が増えてしまい、スキャニングサービスをご利用いただいた意味が希薄化してしまうことも考えられます。そこで、ジーベックでは皆様と協議の上、定期的にスキャニングを行うサービスもご用意しております。詳しくはお気軽にお問い合わせください。
人事関連書類を検索する際、もっとも使われる要素が該当スタッフの氏名と入社年・退社年など。こうした「人」由来の情報を作成した電子画像データに付与することで、人事部門の皆様が検索しやすい管理体制を構築することも可能です。詳しくはジーベックの「文書管理システム構築サービス」をご覧ください。
人事関連書類は個人情報のかたまり。決して漏洩することが許されない文書です。そこでジーベックでは画像化が完了した紙文書を再読不能な状態にまで徹底抹消する「機密文書廃棄処理サービス」のご利用をおすすめしています。ぜひジーベックの「機密文書廃棄処理サービス」をご利用ください。
ジーベックの
ドキュメント・ソリューションサービス
「文書運用サイクル(ドキュメント・ライフサイクル)」に即した文書マネジメントを皆様へ。
発生から廃棄まで、皆様の業務効率向上を実現するサービスをご提案いたします。
電子化した文書をさらに管理しやすくするための「皆様に最適なシステム」をご提案。
文書管理システム構築サービス設計図などの建築図面、ポスターやタペストリーなどの販促・集客ツールを出力。
大判出力サービス竣工図書や新薬承認申請資料(CTD)、教育・研修資料などの出力・製本を実施。
出力・製本サービス電子化後の紙文書を機密文書として破砕・溶解処理。個人情報にも対応可能。
機密文書廃棄処理サービスジーベックの「ドキュメント・ソリューションサービス」は今後ますます充実・拡大していく予定です。
ぜひこれからもジーベックの「ドキュメント・ソリューションサービス」にご注目ください。