通関書類のスキャニングサービス｜電子化で書類管理を効率化

輸出入には欠かせない通関書類（インボイスなど）を
電子画像化し永続管理

輸出入を行う際に必要となる商業送り状（インボイス）やパッキングリスト（梱包明細書）などは輸出を請け負う業者が一定期間保存すべき証明書類です。１件の輸出で多数の通関書類が発生。中には数十枚に及ぶこともあるのです。月々数百件・数千件にも及ぶ通関処理を行う皆様のお手元には、数万・数十万という書類が発生します。
これらを案件ごとに紐付け、使い勝手よく検索・運用・管理していくことができれば、皆様の業務効率は格段に向上するはず。
こうした理想的な状況を実現するサービスこそ、ジーベックの「ビジネス文書・図面スキャニングサービス」です。
案件ごとに発生する重量容積証明や保険関連の証明書もすべて一括でスキャニング。電子画像として管理・閲覧することが可能です。これまで紙文書として持ち歩いていた各種書類をPCやタブレットで運用できる電子画像にする。この作業が皆様にご提供する効率化は、これまでの業務体制をも変革する力があると考えます。
より効率的に、より安全に。そしてより便利に。皆様の通関書類管理を、ジーベックがしっかりとお手伝い致します。

通関書類

保管が義務付けられる書類だから電子化で省スペース&コスト削減。

商業送り状（インボイス）
梱包明細書（パッキングリスト）
船荷証券（B/L）
航空貨物運送状（AWB）
保険証書（Insurance Policy）

よくご利用いただくお客様

通関業
輸出・輸入業
などの皆様

皆様の業務を理解することで正しいプランニングを実施

通関書類はそれぞれの文書が案件の正当性を明らかにするもの。書類・書式が決まっており、必要な書類が案件ごとに正しくひと綴りになっていなければなりません。
こうした認識と理解は第三者企業である「業者」には分かりにくく、その重要性理解の不足が思わぬ事故を引き起こすものです。
ジーベックではこうした事故を防ぐ意味も含め、必ず皆様の業務内容やスキャン対象文書の意味・特性についてのヒアリングを実施。「皆様にとっての文書の意味」を正しく理解した上でスキャン計画の立案を行います。
ジーベックがご提供するスキャンと画像データが、皆様にとって真に役立つサービスであり続けるために、私達は皆様との理解構築と正しいプランニングを徹底しています。

膨大な文書量だからこそ検索と共有の効率化が重要

先にも述べたとおり、通関書類は非常に膨大な枚数になるもの。処理件数によっては月々数十万枚に及ぶケースも想定されます。通関処理にはさまざまな部門・部署が関わります。

「ビジネス文書・図面スキャニングサービス」をご利用いただければ、PCやタブレットなどのモバイル端末からの検索・共有が可能。たとえば保税地域などでの貨物検査の際にも、もう分厚いファイルを持ち歩く必要はなくなります。保管コスト・コピー費用も大幅削減できる上、皆様の業務効率も大きく改善する施策。それが「ビジネス文書・図面スキャニングサービス」です。

申告番号など「使いやすい情報」での検索を実現

保存されている通関書類を探す場合、皆様はどんな情報で検索されるでしょう。考えられるのは「輸出入業者名」、「貨物内容」、そして「申告番号」などではないでしょうか。
PCやタブレットでの「共有」とともに、こうした情報での検索を実現することができれば、それぞれの拠点や保税地域、倉庫などの外出先でも必要な情報をすぐ確認することができるようになります。もう、外出前に時間をかけて膨大なコピーをとる手間や、出先から該当書類をファックスしてもらう手間は不要です。ジーベックは、スキャニングを通して皆様の業務効率とトータルコストの改善を実現いたします。

通関書類を電子化するメリット

膨大な文書を
保存するための
費用を大幅削減。
効率的な
検索・共有・保存
を実現。
必要な情報を
PCやタブレット上
で確認できる
環境を実現。
申告番号などの
検索項目を付与し、
高校率検索を
実現。
アクセス権
付与などで
セキュリティ体制
強化に貢献。

追加のスキャニングもお任せください

通関書類は日々増え続けていくもの。たとえ一度画像化したとしても、倉庫はすぐにいっぱいになってしまいます。そこで、ジーベックでは皆様と協議の上、定期的にスキャニングを行うサービスもご用意しております。詳しくはお気軽にお問い合わせください。

独自の文書管理システムで「案件単位で管理」も可能

通関書類を検査する場合、よく用いられるのが実施年月と案件名、発注者名など。作成した電子画像データにこうした情報を付与することで、より効率的な運用を実現する特別なデータとして納品することも可能です。詳しくはジーベックの「文書管理システム構築サービス」をご覧ください。

「文書管理システム構築サービス」詳しくはこちら

電子化後の通関書類、しっかりと破砕処理いたします。

通関書類はビジネス上のさまざまな情報を含有する機密文書。もし、電子化後の紙文書が不要となる場合でも、機密保持を証明できる体制で廃棄しなければなりません。そこでジーベックでは皆様の機密文書を徹底した機密保持体制のもと破砕・溶解処理する「機密文書廃棄処理サービス」をご提供しています。ドキュメントの最後の瞬間までジーベックが責任をもってお預かりいたします。

「機密文書廃棄処理サービス」詳しくはこちら

文書管理システム導入支援もお任せください

膨大になる通関書類。適正かつ効率的に管理するためには、やはり文書管理システムの導入が必要だと考えられます。ジーベックでは皆様の業務形態やご希望の検索体系に応じて「皆様にとって最適な文書管理システム」をご提案。その導入支援を行っています。「ビジネス文書・図面スキャニングサービス」で作成した文書画像をさらに便利に、効率よく活用していくために。ぜひ「文書管理システム導入支援サービス」をご利用ください。

「文書管理システム構築サービス」詳しくはこちら

ジーベックの
ドキュメント・ソリューションサービス

「文書運用サイクル（ドキュメント・ライフサイクル）」に即した文書マネジメントを皆様へ。
発生から廃棄まで、皆様の業務効率向上を実現するサービスをご提案いたします。