ビジネス文書・図面スキャニングサービス運用事例① 「契約書」 不動産賃貸契約書スキャニング

不動産賃貸契約書スキャニング
電子化で検索コストを大幅削減!

膨大な契約書を保管する大手不動産会社。
長年蓄積してきたすべての契約書をスキャニングし検索コストや原本紛失のリスクを大幅削減。

<ご発注者プロフィール>

  • 業種:不動産仲介業
  • 所属部署:総務部
  • ご担当業務:契約書管理、書類管理全般

「膨大な契約書」の管理コスト軽減を希望

比較的規模の大きい不動産会社の総務で働いています。残業が多く、上司から業務効率の改善を命じられました。
総務という仕事柄、業務は非常に多岐にわたります。改めて整理してみると、「契約書の作成・管理」の割合が高いことが分かりました。
なかでも最も負荷が大きいの「過去契約書の照会対応」。当社には膨大な不動産契約書が蓄積されています。お取引先様から契約書の照会依頼が届くと、この膨大な数の契約書の中から該当する一冊を探し出さなければなりません。私たちにとってこの「契約書探し」は非常に面倒かつ時間のかかる作業なのです。特に、当社では別フロアに文書倉庫を構えているため、契約書を探すためにはこの文書倉庫に移動しなければなりません。こうした苦労を一日に何度も繰り返ていたのです。
さらに、これまで当社が行ってきたM&Aの結果により、吸収した会社の契約書も混在。保管されている契約書の命名規則や製本仕様もバラバラで、目当ての契約書を探し出すだけでも一苦労なのです。
現場ではこのような非効率の塊となっている「契約書管理」を最初に改善したいという声が絶大でした。
では、どのような方法があるのか。
検討した結果、辿り着いたのが「スキャンして電子データ化する」という方法でした。

洗いだした「契約書管理」業務の課題
  • 膨大な数の契約書が紙冊子のまま蓄積されている。
  • このため予算を計上し別階に倉庫を設置している。
  • 契約書を探すため別階に移動しなければならない。
  • 事業合併した他社の仕様の契約書が混在していて探しにくい。
解決方法

契約書をスキャンし
電子化する

「誰でもできる」は大きな間違いだと判明

契約書を電子化することができれば、社内のどのパソコンからも契約書がみられるようになるかもしれない。わざわざ別の階に移動して書庫を総ざらいしなくても、パソコンで物件名を入れればすぐに表示される……といった環境が実現できるかもしれない。私たちはこのアイディアに大きな期待を持ちました。
問題は契約書の量が膨大なこと。しかしスキャンはコピーと同じようなもので、誰にでもできる作業。上司からも「業者を使うよりアルバイトや人材派遣を使ったほうが安い」と言われ、安易にその声に従ってしまいました。
しかし、いざ作業を開始してみると、スキャンする文書の単位や画質、データの命名規則などを決めていなかったため、検索しても必要な契約書のファイルにたどり着くことができないという事態に。「誰でもできる」という認識は大きな間違いであるということを痛切に実感しました。
また、作業中に何度か人員の入れ替えが発生し、せっかくルールを浸透させても人員変更のたびに最初から説明しなければなりませんでした。

一般的スキャニングサービスは「使えない」

人海戦術が無理とわかったため、やはりスキャニングサービスを活用する方法に切り替えました。一般的にスキャニングサービスはスキャン対象をお渡しするシステム。しかし当社の契約書は個人情報の塊でもあるため社外への持ち出しは厳禁。一般的スキャニング業者は「使えない」ため、当社内で作業をしてくれる業者を探さなければなりませんでした。ところが、この「自社内で」を実現してくれる業者さんが少ないのです。
また、辿り着いたとしても我々が苦労した「運用面での課題解決」を行ってくれる会社がなかなか見つかりませんでした。

実際に何社かと面談を行いましたがそんななかで辿り着いたのがジーベックの
「ビジネス文書・図面スキャニングサービス」でした。

ヒヤリングで感じたジーベックと他社の違い

まずジーベックと他社の違いで明らかだったのはヒヤリングの内容です。他社は「何枚ですか」「カラーですかモノクロですか」がほとんど。しかしジーベックさんは我々の「運用方法」について綿密な聞き取りを行っているのがよくわかりました。たとえば最初に聞かれたのが契約書の種類。我々が扱う契約書は「賃貸契約書」がほとんどですが、アパート物件なのかマンション物件なのか、テナントなのかオフィスなのかといった分類が存在します。実は当社ではこうした分類はスキャニングの作業効率はもちろん、スキャン後の検索精度を上げるために有効とのこと。
また、当社の担当スタッフには「普段行っている契約書探しの方法」をヒヤリング。これをもとにスキャニング後の検索に使う情報の設計を行っていただきました。当社から提示した「検索に使用する情報」は10項目以上。しかしジーベックさんに検討してもらった結果、入力する情報を3項目まで絞ることが出来ました。これがプロのノウハウなんだなと心強く感じました。
ジーベックさんはヒヤリングは総務部だけではなく、契約書照会を受けてくる営業部にも実施。本当に必要な検索情報項目を絞り込んでくれました。

オンサイト(当社内でのスキャニング)作業

当社では契約者の個人情報等保護のため、原則として契約書の社外持ち出しは不可。スキャニング作業は当社内で行っていただくことが条件となりました。
ジーベックさんは提供する会議室などのスペースを確認後、派遣するスタッフの人数や機材をプランニング。当社の営業時間に合わせた作業計画を提示してくれました。
実際の作業が始まってみると、そのスムーズさに驚きました。作業前の契約書整理、スキャン、スキャン後の運び出しまでまったく無駄がありませんでした。途中、スキャニング中の契約書に内容照会が入る場面が何度かありましたが、その際にも作業が滞ることはありませんでした。結果、予定の工期で作業は完了。

自席にいながら検索・閲覧が可能に!

ジーベックさんに契約書を電子化してもらった結果、私たちの業務は一変しました。まさに「これまでの業務にどれほどの無駄があったかを痛感した」という思いです。
まず、契約書を探すためにわざわざ別の階まで行き、文書倉庫の中を探しまわるという作業が一切なくなりました。いまでは自分の席のパソコンで検索し、その場で契約書の内容を確認することができるのです。おかげで本業のための時間を増やすことができ、総務部内の残業を減らすことが出来ました。
予測していなかった効果としては「原本の戻し忘れ」がゼロになりました。これまでは書庫から持ち出すスタッフが台帳に持ち出し記録を記入することで管理していたのですが、自分の席に持ちだした契約書を戻し忘れることが頻繁に発生していました。しかしスキャニング後は社内サーバ上のファイルを閲覧するわけですから「持ち出す」という行動そのものがなくなり、紛失のリスクもすべて解消されました。これは非常に大きな効果だったと思っています。
当社は試行錯誤の末、やっとジーベックさんにたどり着きました。次回からは迷わずジーベックさんに発注していきたいと思っています。

「ビジネス文書・図面スキャニングサービス」の評価

稟議書や議事録、提案書など。会社にはいろいろな文書が山積みになっているものです。もし、こうした書類を紙のまま蓄積・保管されているならジーベックさんの「ビジネス文書・図面スキャニングサービス」をぜひお勧めします。文書が「紙」という形を持っていると、人間が「紙」のある場所に行かないと読めないなど「情報の運用・管理」にさまざまな制限が発生します。
当社もそうでしたが、こうした制限にいちいち付き合っていることが業務の無駄につながっているのだと考えます。当社はジーベックさんの「ビジネス文書・図面スキャニングサービス」のおかげで、この大きな無駄を解消することができました(いまでは文書倉庫スペースも縮小し、空間利用も効率化できたと感じています)。きっと同じような課題でお困りの会社さんは多いと思われます。ジーベックさんのサービスはこうした無駄の解なったという点です。本社から離れた地域の支店・営業所からでも契約書を確認できるので、これまで発生していた複写・製本・郵送の手間もまるごと解消出来たのです。もし、支店などを多く展開されている企業様なら、このサービスを利用することできっと大きな成果が得られると思います。ぜひ一度ジーベックさんにご相談することをお勧めします。

「ビシネス文書・図面スキャニングサービス」利用で得られた成果
  • 契約書検索コストの
    大幅削減を実現

  • 他階への移動コストも
    ゼロ化実現

  • 各支店・営業所からの
    契約書閲覧を実現
    (情報共有の拡大)

  • 文書保管スペースの
    コスト解消

  • 残業コストの
    大幅削減を実現

【担当者上司より】
経営課題だった残業コスト削減も達成
当初私どもは「総務は雑用を厭わず」の精神で業務にあたっていました。しかし、経営サイドからは高騰する残業代の削減を意識付けられており、何とかしなければと考えていました。
電子化を行った現在では、日々発生する契約書の照会に対しても自席から動かず、スムーズな回答を行えるようになりました。
経営課題となっていた残業代の削減も、当部門は無事達成することができホッとしています。
電子化実施から一年。また契約書もだいぶ増えてきました。そろそろオンサイトスキャンをご相談しなければと考えています。

ジーベックの
ドキュメント・ソリューションサービス

「文書運用サイクル(ドキュメント・ライフサイクル)」に即した文書マネジメントを皆様へ。
発生から廃棄まで、皆様の業務効率向上を実現するサービスをご提案いたします。

ジーベックの「ドキュメント・ソリューションサービス」は今後ますます充実・拡大していく予定です。
ぜひこれからもジーベックの「ドキュメント・ソリューションサービス」にご注目ください。