契約書（スキャニング対象文書）

まずジーベックと他社の違いで明らかだったのはヒヤリングの内容です。他社は「何枚ですか」「カラーですかモノクロですか」がほとんど。しかしジーベックさんは我々の「運用方法」について綿密な聞き取りを行っているのがよくわかりました。たとえば最初に聞かれたのが契約書の種類。我々が扱う契約書は「賃貸契約書」がほとんどですが、アパート物件なのかマンション物件なのか、テナントなのかオフィスなのかといった分類が存在します。実は当社ではこうした分類はスキャニングの作業効率はもちろん、スキャン後の検索精度を上げるために有効とのこと。
また、当社の担当スタッフには「普段行っている契約書探しの方法」をヒヤリング。これをもとにスキャニング後の検索に使う情報の設計を行っていただきました。当社から提示した「検索に使用する情報」は10項目以上。しかしジーベックさんに検討してもらった結果、入力する情報を3項目まで絞ることが出来ました。これがプロのノウハウなんだなと心強く感じました。
ジーベックさんはヒヤリングは総務部だけではなく、契約書照会を受けてくる営業部にも実施。本当に必要な検索情報項目を絞り込んでくれました。

当社では契約者の個人情報等保護のため、原則として契約書の社外持ち出しは不可。スキャニング作業は当社内で行っていただくことが条件となりました。
ジーベックさんは提供する会議室などのスペースを確認後、派遣するスタッフの人数や機材をプランニング。当社の営業時間に合わせた作業計画を提示してくれました。
実際の作業が始まってみると、そのスムーズさに驚きました。作業前の契約書整理、スキャン、スキャン後の運び出しまでまったく無駄がありませんでした。途中、スキャニング中の契約書に内容照会が入る場面が何度かありましたが、その際にも作業が滞ることはありませんでした。結果、予定の工期で作業は完了。

ジーベックさんに契約書を電子化してもらった結果、私たちの業務は一変しました。まさに「これまでの業務にどれほどの無駄があったかを痛感した」という思いです。
まず、契約書を探すためにわざわざ別の階まで行き、文書倉庫の中を探しまわるという作業が一切なくなりました。いまでは自分の席のパソコンで検索し、その場で契約書の内容を確認することができるのです。おかげで本業のための時間を増やすことができ、総務部内の残業を減らすことが出来ました。
予測していなかった効果としては「原本の戻し忘れ」がゼロになりました。これまでは書庫から持ち出すスタッフが台帳に持ち出し記録を記入することで管理していたのですが、自分の席に持ちだした契約書を戻し忘れることが頻繁に発生していました。しかしスキャニング後は社内サーバ上のファイルを閲覧するわけですから「持ち出す」という行動そのものがなくなり、紛失のリスクもすべて解消されました。これは非常に大きな効果だったと思っています。
当社は試行錯誤の末、やっとジーベックさんにたどり着きました。次回からは迷わずジーベックさんに発注していきたいと思っています。

稟議書や議事録、提案書など。会社にはいろいろな文書が山積みになっているものです。もし、こうした書類を紙のまま蓄積・保管されているならジーベックさんの「ビジネス文書・図面スキャニングサービス」をぜひお勧めします。文書が「紙」という形を持っていると、人間が「紙」のある場所に行かないと読めないなど「情報の運用・管理」にさまざまな制限が発生します。
当社もそうでしたが、こうした制限にいちいち付き合っていることが業務の無駄につながっているのだと考えます。当社はジーベックさんの「ビジネス文書・図面スキャニングサービス」のおかげで、この大きな無駄を解消することができました（いまでは文書倉庫スペースも縮小し、空間利用も効率化できたと感じています）。きっと同じような課題でお困りの会社さんは多いと思われます。ジーベックさんのサービスはこうした無駄の解なったという点です。本社から離れた地域の支店・営業所からでも契約書を確認できるので、これまで発生していた複写・製本・郵送の手間もまるごと解消出来たのです。もし、支店などを多く展開されている企業様なら、このサービスを利用することできっと大きな成果が得られると思います。ぜひ一度ジーベックさんにご相談することをお勧めします。